Odpis aktu stanu cywilnego: jak go zamówić

Kto i jak długo trzyma akt?

Akty stanu cywilnego przechowuje najpierw urząd stanu cywilnego, a po upływie ustawowego terminu przekazuje je do archiwum państwowego. Art. 28 Prawa o aktach stanu cywilnego wyznacza te okresy: akty urodzenia 100 lat, akty małżeństwa i zgonu 80 lat. Liczy się je od końca roku kalendarzowego, w którym sporządzono akt. Po upływie terminu urząd ma 2 lata na przekazanie ksiąg do właściwego archiwum.

Od tego zależy, dokąd pójdziesz. Akt urodzenia pradziadka z początku ubiegłego wieku leży już w archiwum, a akt rodzica nadal w USC. Jest jeszcze wyjątek: jeśli osoba żyje dłużej niż okres przechowywania aktu, akt zostaje w urzędzie do czasu sporządzenia aktu zgonu.

Młodsze akty zamawiasz w urzędzie, starszych szukasz w zasobie archiwum, o czym piszemy w tekście o archiwach państwowych. Historię samych ksiąg, także tych sprzed rejestracji cywilnej, opisuje artykuł o księgach metrykalnych.

Kto może zamówić odpis?

Odpis aktu stanu cywilnego otrzyma osoba, której akt dotyczy, jej wstępni (rodzice, dziadkowie), zstępni (dzieci, wnuki), rodzeństwo i małżonek. Przewiduje to art. 45 ustawy, który przytacza BIP Miasta Krakowa. Prawo ma też opiekun lub przedstawiciel ustawowy oraz osoba, która wykaże interes prawny. Odpis trafia również do sądu i organu państwowego.

Dla genealoga liczy się pokrewieństwo w linii prostej. Prawnuk, który szuka aktu pradziadka, jest jego zstępnym. Kuzyni i ciotki nie znajdują się na tej liście, więc muszą wykazać interes prawny. Do wniosku zbierz dokumenty, które pokażą ciąg pokrewieństwa: własny akt urodzenia i akty kolejnych pokoleń.

Odpis skrócony czy zupełny?

Odpis skrócony zawiera podstawowe dane z aktu, odpis zupełny pełną treść razem z adnotacjami. Dla osoby szukającej przodków lepszy jest zupełny: widać w nim więcej o osobach i zdarzeniu, a o to w genealogii chodzi.

Przy rejestracji aktu pierwszy odpis skrócony jest bezpłatny (Inforlex). Każdy kolejny podlega opłacie skarbowej, której wysokość określa cennik urzędu, do którego składasz wniosek.

Jak zamówić odpis krok po kroku?

Wniosek złożysz w dowolnym USC w Polsce, a nie tylko tam, gdzie sporządzono akt. Konsul natomiast nie wydobywa odpisów z polskich urzędów (informacja ze strony gov.pl polskiej placówki).

1. Ustal, czy akt jest jeszcze w USC, czy już w archiwum.
2. Wybierz rodzaj odpisu: skrócony lub zupełny.
3. Złóż wniosek w wybranym urzędzie.
4. Jeśli akt nie dotyczy ciebie, dołącz dokumenty potwierdzające pokrewieństwo albo interes prawny.
5. Opłatę skarbową wnieś zgodnie z cennikiem urzędu.

Formularze i godziny przyjęć ustala każdy urząd osobno, więc sprawdź je u siebie.

Jak zamówić odpis przez internet?

Na portalu gov.pl działa usługa „Uzyskaj odpis aktu stanu cywilnego”, a wymagany jest profil zaufany. Odpis w formie elektronicznej opatrzony jest podpisem kwalifikowanym.

Automatyczne wydanie zależy od stanu aktu: system sprawdza, czy jest zdigitalizowany, jawny i bez blokady (wyjaśnia to wartowiedziec.pl). Akty dalekich przodków rzadko spełniają te warunki, bo często leżą już w archiwum. Dla nich zostaje droga przez archiwum.

Co zrobić ze starym aktem z archiwum?

Gdy akt trafił do archiwum, odpis wydaje archiwum państwowe, zgodnie z własnymi zasadami udostępniania. Archiwa przyjmują zamówienia drogą elektroniczną i mają własne cenniki usług. Część oddziałów publikuje wyszukiwarki indeksów metrykalnych: Archiwum Państwowe w Warszawie ma taką dla Oddziału w Grodzisku Mazowieckim.

Najpierw ustal w indeksie, która księga zawiera akt, a dopiero potem składaj zamówienie. Archiwum nie odpowie na pytanie, czy twoja rodzina tam jest. Wskaże zespoły i księgi, w których możesz szukać.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, przeczytaj, jak szukać przodków, od najmłodszych dokumentów w domu. Przy wątpliwościach, jaki dokument masz w ręku, pomoże ogólny opis aktów stanu cywilnego.

Jakie dane podać we wniosku?

Wpisz imię i nazwisko osoby z aktu, datę i miejsce zdarzenia oraz imiona rodziców. Im więcej z tego podasz, tym łatwiej urzędnikowi lub archiwiście znaleźć wpis. Pisownię nazwisk zapisz tak, jak występuje w dokumentach, bo dawne zapisy bywają odmienne od współczesnych.

Rodzinna opowieść to początek poszukiwań, a nie dowód. Gdy data urodzenia jest orientacyjna, podaj przedział lat i miejscowość.